Nasze biuro rachunkowe prowadzi oprócz księgowości uproszczonej, księgi handlowe wszystkich spółek.

Czym różnią się księgi handlowe od uproszczonej księgowości? Kto musi prowadzić księgi, a kto może? Jak wygląda prowadzenie takich ksiąg i czy warto odważyć się na bycie księgowym we własnej firmie? Czy może lepiej od razu zatrudnić specjalistę? 

Co to są księgi handlowe i kto ma obowiązek je prowadzić?  

Pierwsze księgi handlowe prowadzili średniowieczni kupcy. Miały one początkowo postać prostych rejestrów. Kupcy zapisywali w nich tylko należności od dłużników, a później zobowiązania. Z czasem zostały rozbudowane o kolejne księgi wspomagające ewidencję gotówki, weksli, towarów itp. Obecnie księgi handlowe to bardzo rzetelne zestawienie każdego zdarzenia gospodarczego, które wydarzyło się w firmie. W księgach znajdują się wykazy obrotów, sald i majątku (aktywa i pasywa) przedsiębiorstwa. Prowadzenie ksiąg rachunkowych potocznie bywa nazwane pełną księgowością.

Do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są m.in:

  • spółki kapitałowe (tj. sp. z o.o. i s.a),  spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne,
  • osoby fizyczne i spółki, które przekroczą roczny limit przychodów równowartości 2 000 000 euro.

Średni kurs euro ogłoszony przez NBP na 1 października 2020 r. wynosił 4,5153 zł/euro (tabela nr 192/A/NBP/2020). Zatem limit przychodów za 2020 r., decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2021 r., wynosi: 2.000.000 euro × 4,5153 zł/euro = 9.030.600 zł.

Limit działa także w drugą stronę. Jeżeli np. spółka partnerska była na pełnej księgowości, ponieważ kiedyś tak zdecydował zarząd, a teraz bardziej opłacalna byłaby księgowość uproszczona, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby spółka przeszła na ryczałt albo KPiR. O ile oczywiście, w 2020 r. spółka nie przekroczyła 9 030 600 zł przychodu.

Jak wyglądają księgi handlowe?

Kiedyś księgi handlowe to były faktycznie grube książki, w których księgowy skrupulatnie notował wszystkie dane. Dziś już raczej nie spotyka się ksiąg papierowych, w większości prowadzone są przy pomocy programów komputerowych, dokumenty księgowe są skanowane i na stałe powiązane z systemem księgowym.

Zasady prowadzenia ksiąg handlowych

Księgi handlowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości. Każde zdarzenie gospodarcze powinno odpowiadać zapisom w księgach, być zgodne z rzeczywistością i znajdować się na odpowiednich kontach.

Należy przechowywać dokumentację (faktury, rachunki itd.), by w każdym momencie można było sprawdzić prawidłowość prowadzenia ksiąg.

Na podstawie zapisów w księgach sporządza się sprawozdania finansowe, które obrazują stan firmy oraz rozliczenia i deklaracje do Urzędu Skarbowego. 

Czy można samemu prowadzić księgi handlowe firmy?

Nie ma żadnych przeszkód, aby właściciel firmy samodzielnie prowadził jej księgowość. Prowadzenie takiej ewidencji wymaga wiedzy rachunkowej i podatkowej. Niestety tej wiedzy nie da się przyswoić raz i wykorzystywać przez kilka lat. Wciąż zmieniające się przepisy wymagają ciągłej aktualizacji wiedzy. Należy zatem zastanowić się, czy prowadząc firmę mamy jeszcze czas na bieżące śledzenie się ciągle zmieniających się przepisów, czy przeznaczyć ten czas na maksymalizację zysków. W przeciwnym wypadku możemy mieć firmę z doskonałymi księgami handlowymi i stratą. A przecież nie o to chodzi w prowadzeniu firmy.

Ze względu na powyższe warto zatrudnić księgowego na etat albo skorzystać z pomocy sprawdzonego biura rachunkowego.

Decydując się na zewnętrzne biuro księgowe, należy:

  • powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
  • zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Korzystając z usług naszego biura rachunkowego otrzymujecie Państwo gwarancję, że Państwa księgi handlowe prowadzi księgowa z wieloletnim doświadczeniem w pełnej księgowości i jednocześnie będąca na bieżąco z aktualnymi przepisami.

Cennik na usługi pełnej księgowości – link